Privacyreglement

PRIVACYREGLEMENT  Mensenwerk 
1 September 2007 
Groningen
Mensenwerk behartigt volledig uw belangen. Bescherming van uw privacy is essentieel in onze bedrijfsvoering. Wij behandelen de persoonlijke gegevens van onze cliënten dan ook met de grootste zorgvuldigheid. Soms is het nodig sommige van uw gegevens te gebruiken voor het verstrekken van informatie, het aanbieden van een offerte of het schrijven van een plan van aanpak. Bij deze aanvragen nemen we gegevens op in een elektronisch dossier. In sommigen gevallen is het nodig bepaalde gegevens door te sturen naar een uitkeringsinstantie, verzekeraar of andere opdrachtgever, waar een offerte wordt aangevraagd. Dit gebeurt echter altijd in overleg en met toestemming van u. Als wij moeten rapporteren heeft u altijd van te voren inzicht en inspraak in onze rapportage.
Op 1 september 2001 is de wet bescherming persoonsgegevens in werking getreden (WPB). Het gehele proces van gegevensverwerking, van het verzamelen tot het vastleggen en doorgeven van persoonsgegevens, dient aan zorgvuldigheidseisen te voldoen. De WPB eist dat een bureau als Mensenwerk de verwerking van gegevens inzichtelijk maakt en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet en de SUWI-wet is bepaald. 
Veel cliënten weten niet wat er met deze gegevens gebeurt. Het is belangrijk dat cliënten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens in goede handen zijn. In ieder intakegesprek verwijzen we naar ons privacyreglement. U kunt hieronder kennis nemen van het privacyreglement zoals we dat binnen Mensenwerk hanteren. 
ALGEMENE BEPALINGEN:
1. BEGRIPSBEPALINGEN
1.1
Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individueel natuurlijk persoon.
1.2
Medische of psychologische gegevens: persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van de geregistreerde, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de geestelijke gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening.
1.3
Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de zorgverlening zijn verzameld.
1.4
Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
1.5
Houder van de persoonsregistratie: degenen die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen.
1.6
Geregistreerde: degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.
1.7
Beheerder van de persoonsregistratie: degene die onder verantwoordelijkheid van de houder belast is met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.
2. REIKWIJDTE:
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, evenals de niet geautomatiseerde persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn daarin te worden opgenomen binnen Mensenwerk te Groningen en onze vestiging in Oegstgeest.
3. KENMERKEN VAN DE PERSOONSREGISTRATIE
3.1
De houder van de persoonsregistratie, welke slechts wordt aangelegd indien dit noodzakelijk is voor een goede aanvulling van de taak van de houder, omschrijft de doelstelling van de in artikel 1 bedoelde persoonsregistraties nauwkeurig en duidelijk. 
3.2
De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opnemen dan voor het doel van de persoonsregistratie noodzakelijk is en men zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden, dan bedoeld in de sub 3.1 vermelde omschrijving.
4. WERKING VAN DE PERSOONSREGISTRATIE
4.1
De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de in artikel 2 bedoelde persoonsregistratie. 
4.2
In de sub 4.1 bedoelde omschrijving wordt tenminste genoemd:
a:           de naam, vestigingsplaats en het karakter van de organisatie ten behoeve waarvan de registratie functioneert,
b:           de houder en wie namens de houder optreedt,
c:           de beheerder(s),
d:           de eventuele bewerker (systeembeheerder ),
e:           de werkwijze van de persoonsregistratie,
f:            of de registratie voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd
is ingesteld; indien er sprake is van een beperkte loop
tijd geeft de houder aan wat er na afloop met de gegevens
gebeurt.
4.3
De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn handelen met betrekking tot de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement.
De houder is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.
4.4

De houder verplicht de bewerker dit reglement na te leven. De taken, rechten en verplichtingen van de bewerker worden door de houder schriftelijk vastgelegd. De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten.
Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd. De ter zake getroffen regeling(en) is/zijn bij de bewerken in te zien.
4.5
De houder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistraties) tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op het bewerken voor het geheel of gedeelte van de faciliteiten, die hij onder zich heeft.
5. OPGENOMEN GEGEVENS
De persoonsregistratie kan ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten: 
- personalia / identificatiegegevens,
- financieel / administratieve gegevens,
- medische en psychologische gegevens.
 
6. RECHTEN VAN GEREGISTREERDEN EN GEBRUIK VAN PERSOONS­GEGEVENS
KENNISGEVING
6.1
De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie(s) van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.                                                                                                                                  
6.2
Indien andere doelen dan zorgverlening en zorgondersteuning een doelstelling vormen van de registratie(s), heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf gericht te informeren omtrent de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd; een en ander met inachtneming van het in andere artikelen bepaalde.
De geregistreerde heeft het recht te verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder.
De houder vernietigt de gegevens  10 jaar na beëindiging van het contact, zoals wettelijk  vereist. 
7. VERSTREKKING VAN GEGEVENS
7.1
Binnen de organisatie kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
- degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de geregistreerde,
(n.v.t.)
 
7.2
Buiten de organisatie , kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
 
- degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de geregistreerde, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben.
( n.v.t.)
7.3 
Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of het een geval betreft als genoemd in de leden 1, 2, 4 of 5, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de schriftelijke, gerichte, toestemming van de geregistreerde vereist.
7.4
Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.
7.5
Persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen alleen dan zonder toestemming van de geregistreerde worden verstrekt indien aan alle van de volgend voorwaarden is voldaan:
- het vragen van de gerichte toestemming in redelijkheid niet mogelijk is;
- het onderzoek een algemeen belang dient;
- het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd;
- de persoonlijke levenssfeer van de cliënt wordt daardoor niet onevenredig geschaad en vast staat dat het onderzoek niet in de vorm van de cliënt herleidbare gegevens zal worden gepresenteerd;
- het onderzoek wordt verricht conform een op de onderzoeker betrekking hebbende gedragscode nadat een onafhankelijke commissie hierover positief heeft geadviseerd. Indien aan deze voorwaarden is voldaan, dienen er voorts tussen de houder en onderzoeker schriftelijk afspraken te zijn gemaakt over de in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerde te treffen maatregelen en dient de houder zich in deze zin in voldoende mate jegens de geregistreerde tegen aansprakelijkheid te hebben gevrijwaard.
7.6
Van alle gegevensverstrekkingen aan derden anders dan op grond van lid 1,2 en 4 wordt door de houder (coach/therapeut) een register bijgehouden.
De in dit register vermelde gegevens worden gedurende twee kalenderjaren bewaard, tenzij zij in het kader van een procedure langer bewaard moeten blijven.
De houder deelt de geregistreerde op diens verzoek schriftelijk binnen een maand mede of van haar persoonsgegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt.

8. TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer ( de houder ).
Voorts hebben toegang tot persoonsgegevens uit de registratie een eventuele beheerder en/of bewerker voor zover dit in het kader van beheer en bewerking noodzakelijk is. Deze en andere door elk van genoemde personen aangewezen (mede)gebruikers van de registratie(s), die binnen de organisatie werkzaam zijn, moeten in beginsel bij naam genoemd worden in de bijlage, welke een geheel met dit reglement vormt en in het bezit is van de houder.
Bij de in deze bijlage genoemde personen wordt aangegeven tot welke persoonsgegevens zij toegang hebben.
Een systeemprogrammeur heeft als zodanig geen toegang tot geregistreerde persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als operator van het registratie-programma. In dat voorkomende geval geldt een beroepsgeheim.
Dat het bedrijf bij beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data en/of resultaten bij beëindiging van de begeleiding van de cliënt ter beschikking stelt van UWV.
10. INZAGE VAN OPGENOMEN GEGEVENS
De geregistreerde heeft inzagerecht op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens (WGBO artikel 7:456 ). Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de beheerder. De beheerder geleidt het verzoek door naar de beroepsbeoefenaar, op wiens initiatief de betreffende gegevens zijn verzameld, diens waarnemer of opvolger. Op de gevraagde inzage dient zo spoedig mogelijk te worden ingegaan.
Desgevraagd verstrekt de beroepsbeoefenaar aan de geregistreerde afschrift van diens gegevens. Een weigeringsgrond voor inzage en afschrift kan , gewichtige  belangen van anderen dan de verzoeker, de houder daaronder begrepen.
11. CORRECTIE C.Q. AANVULLING VAN GEGEVENS OF VERWIJDERING VAN OPGENOMEN GEGEVENS
11.1 
De geregistreerde kan verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen.
Hij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. Indien daartoe aanleiding bestaat, beslist de houder niet, dan na de beroepsbeoefenaar, die de gegevens heeft verzameld, of diens opvolger gehoord te hebben.
11.2
De houder deelt zijn beslissing binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen omkleed.
11.3
De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering of aanvulling, dan wel tot verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
12. BEWAARTERMIJN

Met inachtneming van de wettelijke voorschriften (WGBO artikel 7:454, lid 3 ) draagt de houder er zorg voor dat de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens niet langer dan de maximale bewaartermijn bewaard blijven.
Indien de bovenstaande bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd.
Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de geregistreerde en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat.
Indien de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

Specifiek voor het UWV geldt dat bij beëindiging van de overeenkomst met het UWV alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data en/of resultaten 2 jaar na beëindiging van de dienstverlening aan de cliënt verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht, blijven conform de huidige regelgeving tien jaar bewaard.


13. OVERDRACHT VAN OPGENOMEN GEGEVENS
De geregistreerde heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder.
De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de houder jegens de financier van de verleende zorg tot bewaring is gehouden of indien ter zake van de zorg een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.
14. KLACHTEN
De medewerkers van Mensenwerk zijn aangesloten bij het NVPA. Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie. Indien dit voor de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de geregistreerde de volgende mogelijkheden:
hij kan zich tot de onafhankelijke NVPA- vertrouwenspersoon wenden,
hij kan zich tot de onafhankelijke NVPA- klachtencommissie wenden
Voor de vigerende termijnen waarbinnen dit moet gebeuren verwijzen wij U naar het NVPA Klacht- en Tuchtrecht.
OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
15.
LOOPTIJD EN OVERDRACHT VAN DE REGISTRATIE
15.1
Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie.
15.2
De geregistreerde wordt tijdig in kennis gesteld van het voornemen tot overdracht van de registratie(s) naar een andere houder, opdat tegen overdracht van op zijn persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.
16.
WIJZIGING VAN HET REGLEMENT
Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houder. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht een maand nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.
17. 
INWERKINGTREDING
Dit reglement is per 1 september ’07 in werking getreden en bij de houder in te zien.
Bas Kremer
Caroline Ootes
Toos Zeelenberg                                                
 
Mensenwerk
Hereweg 100
9725 AJ
Groningen

Comments